Interview: optimalisatie in de bedrijfsvoering
COIN blijft continu investeren in het verbeteren van haar dienstverlening en de onderliggende bedrijfsvoering. In 2025 is hierin een belangrijke stap gezet door de financiële administratie te vernieuwen, het facturatieproces te automatiseren en administratieve processen te verbeteren. Daarmee is meer structuur en transparantie aangebracht in de interne organisatie.Volgens officemanager Kiki Porskamp begon dit met het beter inzichtelijk maken van bestaande processen. “We hebben het facturatie- en contractproces gedetaileerd in kaart gebracht. Van daaruit konden we verbeteringen verkennen en doorvoeren.” Daarbij zijn onder meer de naamgeving van diensten en de manier waarop deze in contracten worden vastgelegd gelijkgetrokken. Ook zijn producten en werkprocessen beter beschreven en vastgelegd. Porskamp: “Er is rust en regelmaat in de processen gebracht. En dat scheelt enorm.”De verbeteringen zorgen voor meer duidelijkheid, zowel intern voor het COIN-bureau als voor leden. Facturen kunnen nu tijdig worden verstuurd en herinneringen worden automatisch verzonden wanneer dat nodig is. Ook is het voor leden inzichtelijker geworden welke diensten zij afnemen en welke kosten daarbij horen. Daarnaast is ook de bereikbaarheid van COIN gestroomlijnd. Hierover zegt Porskamp: “Er is nu één centraal punt waar alle vragen binnenkomen. Onze bereikbaarheid en snelheid zijn daarmee vergroot.”Regisseur bedrijfsvoering Marc Dekker benadrukt dat de verbeteringen onderdeel zijn van een bredere professionaliseringsslag. Zo is COIN overgestapt naar een ander softwarepakket dat niet alleen de administratieve processen beter ondersteunt, maar ook meer inzicht geeft in de exploitatie en realisatie van de begroting. “We krijgen daardoor sneller managementinformatie en kunnen beter volgen hoe de organisatie ervoor staat.”Ook richting leden wordt de transparantie verder vergroot. In de toekomst krijgen leden meer inzicht in hun eigen lidmaatschap, contracten en betalingsinformatie. Daarnaast wordt gewerkt aan verdere verbeteringen van processen rondom overlegstructuren en aan een vernieuwde website. Dekker: “We werken ook aan het verbeteren van de processen rondom de verschillende overlegstructuren binnen COIN, zodat we deze beter kunnen ondersteunen en transparanter inzichtelijk kunnen maken wanneer overleggen plaatsvinden en wie eraan deelnemen. Ook willen we een online omgeving faciliteren voor de leden en deelnemers aan deze overleggen.”Met deze stappen is in 2025 een belangrijke basis gelegd voor verdere doorontwikkeling van de organisatie. De komende jaren blijft COIN investeren in het moderniseren van dienstverlening en bedrijfsvoering, met aandacht voor efficiëntie, continuïteit, transparantie en financiële alertheid.Klik hier om het hele jaarbeeld te lezen.
