Privacy statement

Dit privacy statement van Verenging COIN omschrijft welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden deze persoonsgegevens worden gebruikt en welke maatregelen wij hebben getroffen om de verwerking rechtmatig, behoorlijk en transparant te laten plaatsvinden conform de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Meer informatie over de persoonsgegevens die wij verwerken voor mijnnummer.nl vindt u hier.

Vereniging COIN

Vereniging COIN is een samenwerking van telecomaanbieders actief op de Nederlandse markt. Als vereniging bieden we een gezamenlijk platform voor het faciliteren van bedrijfsprocessen voor de invulling van wet- en regelgeving en zelfregulering door telecomaanbieders. Hiertoe levert COIN een breed scala aan diensten aan haar leden en gebruikers.

Waarom verwerken wij uw gegevens?

Om ons werk goed te doen is het voor COIN noodzakelijk om persoonsgegevens te verwerken van onze leden, onze relaties en geregistreerde gebruikers van onze diensten. Het waarborgen van de privacyrechten van betrokkenen staat daarbij centraal.

Wij verzamelen gegevens indien u:

  • Lid of een relatie wordt van COIN
  • Gebruik maakt van een COIN-dienst/ -informatievoorziening
  • Zich inschrijft voor een door ons georganiseerd overleg en/of evenement
  • Zich aanmeldt voor onze mailinglijsten en/of nieuwsbrief

Wij verwerken uw gegevens teneinde:

  • Het lidmaatschap te effectueren
  • Een COIN-dienst/ -informatievoorziening te leveren en u daar toegang toe te verlenen en gebruik daarvan te loggen
  • Contact met u op te nemen of te onderhouden
  • Documenten en nieuwsbrieven te verzenden

Welke gegevens verwerken wij als verwerkingsverantwoordelijke?

COIN verwerkt voor haar dienstverlening de volgende gegevens van leden, relaties en geregistreerde gebruikers:

  • Naam / Relatienaam
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Functienaam / Rol bij Vereniging COIN
  • IP-adres
  • Geslacht
  • Video- of audio-opnames van overleggen en/of evenementen

Welke gegevens verwerken wij als verwerker?

De verwerking van gegevens van abonnees van telecomaanbieders verzorgt COIN in opdracht van haar leden, de telecomaanbieders. Hierbij is COIN een verwerker in de zin van de AVG. De abonneegegevens worden verzameld en aan COIN verstrekt door de verwerkingsverantwoordelijke telecomaanbieders. Voor COIN leden is in het COIN portaal een overzicht beschikbaar van de gegevens die COIN verwerkt voor haar dienstverlening.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

COIN verwerkt en bewaart persoonsgegevens tot maximaal een jaar na afloop van de verwerking. Aansluitend worden de persoonsgegevens geanonimiseerd of vernietigd. Video- en audio-opnames van overleggen en/of evenementen worden vernietigd na vaststelling van het vergaderverslag en anders uiterlijk 12 maanden na het overleg.

Met wie delen wij uw gegevens?

Voor de verwerking van de persoonsgegevens maakt COIN gebruik van diensten van derden, zogenaamde verwerkers. Met alle verwerkers zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten waarin zij verplicht zijn passende technische en organisatorische maatregelen te treffen voor de bescherming van de hen door COIN verstrekte persoonsgegevens.

Wij werken in principe alleen met partijen binnen Nederland of de Europese Economische Ruimte (EER). Als gegevens buiten de EER worden gedeeld, zal COIN passende maatregelen nemen om te waarborgen dat de persoonsgegevens zo goed mogelijk worden beschermd. Indien de ontvangende partijen zich bevinden in landen met een onvoldoende beschermingsniveau wordt gebruik gemaakt van de EU Standard Contractual Clauses zoals uitgegeven door de Europese Commissie.

Welke rechten hebt u als betrokkene?

  • Het recht op informatie en inzage: u hebt het echt om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens wij van u verwerken;
  • Het recht van correctie: indien persoonsgegevens die wij van u verwerken niet juist zijn, hebt u het recht om deze aan te laten passen;
  • Het recht van verwijdering: indien wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, hebt u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren oor onder andere de belastingdienst;
  • Het recht van beperking: gedurende de periode dat we bezig zijn om te bepalen of uw gegevens gerectificeerd moeten worden, het bepalen van de onrechtmatigheid van e gegevensverwerking, het bepalen of uw gegevens verwijderd moeten worden of u bezwaar hebt ingediend teen de verwerking, hebt u recht om de beperking van de verwerking aan te vragen;
  • Het recht van dataportabiliteit: op uw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben overgedragen naar u of een andere organisatie naar uw keuze. U kunt alleen van dit recht gebruik maken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst;
  • Het recht van bezwaar: indien wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen. In het geval van direct marketing hebt u altijd het recht van bezwaar.

Komt u er niet uit of wilt u graag extra informatie over het inroepen van uw rechten dan kunt u mailen naar secretariaat@coin.nl.

Veilig, transparant en betrouwbaar

COIN vindt het belangrijk dat er zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens. Wij spannen ons in om onze dienstverlening veilig, transparant en betrouwbaar te laten verlopen. Om dit te waarborgen heeft COIN een gecertificeerd informatiebeveiligingsmanagementsysteem conform de ISO 27001 norm. Ook is COIN gecertificeerd voor bedrijfscontinuïteit conform de ISO 22301 norm.

Daarnaast heeft COIN verschillende passende organisatorische en technische maatregelen getroffen om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatig gebruik. Zo tekenen medewerkers een geheimhoudingsverklaring en kunnen alleen diegene die daadwerkelijk de gegevens voor hun werk nodig hebben de gegevens inzien dan wel gebruiken.

Informatie, correctie, beperking, wissing, overdracht en bezwaar

Wilt u dat wij uw gegevens niet langer verwerken, of wenst u zich af te melden als gebruiker of ontvanger van COIN-nieuwsbrieven, laat het ons weten via secretariaat@coin.nl.

U kunt contact opnemen met de COIN Functionaris Gegevensbescherming voor:

  • Meer informatie over de wijze waarop wij persoonsgegevens van u verwerken
  • Vragen naar aanleiding van dit privacy statement
  • Inzage in de persoonsgegevens die wij met betrekking tot u verwerken
  • Correctie, beperking, wissing of overdracht van uw gegevens

Vragen of klachten

Mocht u nog vragen of opmerkingen hebben dan kunt u contact opnemen met Vereniging COIN t.a.v. Functionaris Gegevensbescherming via secretariaat@coin.nl.

Mocht u er niet samen met ons uitkomen, dan kunt u ook een klacht indienen via secretariaat@coin.nl. U heeft ook de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, indien het gaat om de bescherming van persoonsgegevens.

Wijzigen Privacy statement

COIN behoudt zich het recht voor om dit Privacy Statement eenzijdig te wijzigen. Wij raden u aan dit Privacy Statement regelmatig te raadplegen, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte blijft.

Versie september 2023