VACATURE OFFICE ASSISTENT

Krijg jij energie van overzicht, structuur én afwisseling? Houd je ervan dat jij de spil in de organisatie bent die zorgt dat alles soepel verloopt en dat collega’s op jou kunnen bouwen? Dan drinken wij graag een kop koffie of thee met je om kennis te maken!

Als Office assistent ben jij de onmisbare schakel in onze organisatie. Je werkt nauw samen met de regisseur bedrijfsvoering en onze directeur. Je zorgt dat administratie, facilitaire en HR-processen goed geregeld zijn. Van het voorbereiden van ondertekeningen en facturen tot het organiseren van overleggen en teammomenten. Jij hebt en houdt het overzicht en regelt het. Jouw hands-on mentaliteit en oog voor detail zorgen ervoor dat zaken niet blijven liggen, maar worden afgerond.

Over Vereniging COIN

Vereniging COIN is al 25 jaar een betrouwbare en neutrale spil in de Nederlandse telecommarkt. Wij faciliteren telecomaanbieders met veilige, efficiënte en innovatieve diensten, zoals nummerportabiliteit, overstapservices en oplossingen op het gebied van veiligheid en interoperabiliteit. Dat doen we met een klein, deskundig team en korte lijnen – professioneel, maar altijd persoonlijk.

Wat ga je doen?

Geen dag is hetzelfde. Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

  • Voorbereiden en coördineren van ondertekeningen van overeenkomsten via DocuSign
  • Beheren van declaraties en facturen en het bewaken van betalingstermijnen
  • Regelen en coördineren van facilitaire zaken
  • Ondersteunen bij rapportages, zeepkist- en overlegnotities
  • Ondersteunen bij personeelszaken, zoals ziekmeldingen en ARBO-vraagstukken
  • Meewerken aan inkoopprocessen en contractverlengingen
  • Organiseren van teamuitjes, bijeenkomsten en overleggen met externe partijen

Wie zoeken wij?

We zoeken een Office assistent die zich prettig voelt in een dynamische omgeving met verschillende stakeholders. Je krijgt energie van organiseren, ondersteunen en ontzorgen. Iemand die overzicht bewaart, initiatief neemt en het prettig vindt om in een kleine organisatie met korte lijnen te werken. Je voelt je verantwoordelijk voor wat je oppakt en krijgt energie van het gezamenlijk bouwen aan een goed georganiseerde werkomgeving.

Dit breng je in elk geval mee:

  • Een proactieve, hands-on werkhouding: je ziet wat nodig is en pakt het op
  • Nauwkeurigheid en oog voor detail, zonder het grotere geheel uit het oog te verliezen
  • Goede communicatieve vaardigheden en een toegankelijke manier van samenwerken
  • Flexibiliteit en het vermogen om te schakelen tussen verschillende taken en onderwerpen
  • Een praktische instelling en plezier in het ondersteunen van collega’s
  • Nieuwsgierigheid en de bereidheid om nieuwe werkzaamheden en systemen eigen te maken

Daarnaast is het fijn als je al ervaring hebt met:

  • Administratieve, facilitaire of ondersteunende werkzaamheden
  • HR-gerelateerde processen zoals personeelsadministratie
  • Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Teams)
  • Systemen zoals Docusign, Confluence, Basecone, WeFact of Nmbrs

Wat bieden wij jou?

  • Een dienstverband van 32 uur per week
  • Werken op een prettig kantoor in Gouda
  • Een rol binnen een betrouwbare en relevante organisatie die continu wil verbeteren
  • Een klein, hecht en deskundig team van circa 20 collega’s
  • Ruime werkplekken, gezamenlijke lunchtafel en dagelijks vers fruit
  • Korte lijnen en veel eigen verantwoordelijkheid
  • Goede arbeidsvoorwaarden, waaronder een pensioenregeling, 25 vakantiedagen (bij fulltime dienstverband), reiskosten- en thuiswerkvergoeding

Heb je niet met alles ervaring, maar herken je jezelf wel in deze rol en manier van werken? Dan nodigen wij je van harte uit om te reageren.

Ben jij de Office assistent die wij zoeken? Stuur dan je cv en motivatie naar vacatures@coin.nl. 
Heb je eerst nog vragen? Mail ons gerust je mobiele nummer en de momenten waarop je goed bereikbaar bent.

We streven ernaar de functie snel in te vullen, ook om zo ruimte te hebben voor de goede overdracht. De gesprekken vinden in principe plaats op woensdagmiddag 25 februari op ons kantoor te Gouda. Kun je die dag echt niet, maar heb je wel interesse? Laat het ons weten.


Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.